人员档案指的是一个人生平的学习、工作、生活等全方面经历所产生的文件资料的集合。是组织或机构用于全面了解个人情况的重要信息资源，也是个人升学、工作等必不可少的文件。
一、人员档案的功能：
1.记录功能：人员档案能够全面、真实地记录个人的成长经历，为个人的职业发展提供详实的资料依据。
2.评价功能：通过对个人档案资料的分析，可以对其能力、素质、表现等进行客观评价，为企事业单位的人才选拔、任用、培养等提供工作参考。
3.管理功能：为组织的人力资源管理提供基础数据支持，帮助组织了解员工的基本情况、工作业绩和发展潜力，实现对人力资源的有效管理。
4.法律功能：在涉及个人权益的法律事务中，如劳动争议、职称评定、退休审批等，人员档案可以作为重要的法律依据。
5.历史功能：保存个人的历史资料，为研究个人的成长规律、组织的发展历程等提供珍贵的历史资料。
二、顾名思义，人员档案数字化整理就是将人员档案资料通过数字扫描等手段将实体人员档案转化成数字档案，便于存储和利用。人员档案数字化加工主要有以下流程：
1.规划与前期准备：在做档案数字化加工之前，需要进行全面的需求分析，制定详细的工作方案，包括确定数字化对象、工作目标、成本核算等。同时，必须确保有足够的技术和管理人员支持，以及必要的基础设施和设备投入。
2.纸质档案的前处理：在进行数字化之前，需要对纸质档案进行适当的预处理，比如清洁、整理和修复，以确保扫描过程中档案的安全和图像的质量。这个步骤对于保护原始文件的完整性至关重要。
3.档案的扫描与图像处理：使用高性能扫描仪进行档案的扫描工作，并对所得图像进行必要的处理，如纠偏、去污、调整分辨率等，确保数字副本的清晰度和阅读性。这一阶段是整个数字化过程中最为关键的部分。
4.数据挂接与目录数据库建立：将处理好的数字图像进行系统挂接，构建便于管理和检索的电子目录。这不仅提高了后续查找效率，也保证了数据的长期可访问性和可用性。
5.成果验收与数据备份：完成数字化加工后，需要进行质量检验和验收，确保所有数字副本符合既定标准。另外，应实施系统的数据备份策略，防止数据丢失或损坏。
6.安全与保护措施：在整个数字化过程中，必须严格遵守相关的安全和保密规定，特别是涉密档案的处理。同时，采取有效的技术手段和管理措施，保障档案信息和实体的安全。
档案整理最重要的一环就是提供利用，这一点对于人员档案来说也不例外。将人员档案数字化整理的原因一部分是为了节约档案整理的成本和时间，另一个更重要的原因就是更好地提供利用，将人员档案的价值发挥到最大。众所周知，在我国，人员档案的用处十分广泛，无论是学习还是工作，都随时有可能用到个人档案。没有数字档案之前，需要本人亲自到档案存放处进行申请、查阅，办事效率低下，既浪费时间，也会对档案管理人员的工作造成负担。在人员档案数字化之后，很多事情线上就能解决。仅仅需要在相关政府平台或APP中进行关键词检索，就能查阅当事人档案，并为升学、工作等事务办理所用。这不仅极大地便利了社会大众对档案的利用，还能减轻档案管理人员的工作压力，便于提供更加高质量的档案服务，提升我国档案事业的现代化、信息化、智能化水平。