在信息化时代背景下，科学技术就是第一生产力。为了促进档案管理事业的
一、档案数字化的必要性：
1.实体档案保存成本不断增加。档案存放需要较大的场地以及专业的管理人员。随着社会迅速发展，我国各类档案数量也急剧增长，占用大量的实体存储空间和人员。而档案数字化后，档案可以保存在云存储、服务器等虚拟空间，大大减少了对存储空间的占用和管理人员数量，降低了档案管理成本。
2.为了提供更好的、更便捷的档案利用服务。近些年，人们的受教育程度大大提高，对档案知识的需求增大，对档案资源的利用需求也随之直线上升，大家都热衷于查阅红色档案资料、历史档案，或者因升学、工作、退休等原因需要调阅个人档案。然而，传统的档案管理模式过于老化，对于档案资源整合不足，人们能直接接触的档案信息有限，档案业务也必须由本人到线下档案存储地进行办理。数字化则可以解决这一问题，数字档案存储在线上，通过档案资源的整合，人们可以随时随地在互联网山查阅需要的档案信息，促进档案信息的共享和交流。档案业务的办理也更为灵活，由强制线下办理转变为线上线下都能办理，业务处理效率大大增加。
3.增强对实体档案的保护。实体档案易受到火灾、水灾、盗窃等意外因素的威胁，丢失后往往难以恢复。数字化档案可以通过加密、备份等手段，显著提高档案的安全性和可靠性，减少对实体档案的调动，保护档案原件。
二、档案数字化目标：
1.实现网络文件数字化存储和访问，有效提高资料存储、检索和管理效率，加快文件间连接和传输，提高档案信息存储、处理和利用的灵活性;
2、利用新技术，采用新策略，提高存储介质与硬件软件的融合程度，加快档案资料资料输出和储存;
3、通过人工智能技术实现超级信息管理，搭建智能化档案管理系统，实现档案信息的及时交互，实现智能存储、可视化的智能利用和实时的智能检索;
三、工作安排：
阶段一：调研需要数字化处理的档案基本情况，并对档案进行预处理，包括清查、整理、去污等内容，确保档案可以进行扫描工作。
阶段二：根据档案的实际情况，选择合适的扫描仪器对档案进行扫描，并对扫描后的档案图像进行检查，使用图像编辑软件对不符合规范的图像采取剪裁、纠偏等图像处理，使其符合标准。
阶段三:完成数据库开发，搭建智慧档案系统，完成档案智能传输系统的开发。最后，对系统进行全面测试，确保所有功能正常运行，并收集用户反馈，根据实际使用情况不断优化数字化档案系统，提高利用效率和用户体验，打造可靠的档案储存、传输和检索系统，实现档案管理的智能化，提供更加便捷的档案利用服务。
总之，档案数字化是一个较为复杂的过程，其中涵盖了一系列程序，例如档案数字化需求分析、初步计划制定、数字化前期准备、档案扫描等工作，这一精细化的流程为档案数字化的质量和可靠性提供了保障。现如今，社会上已经有许多专业、成熟的档案数字化加工公司，与公司进行合作，对需要档案数字化处理的各类档案机构来说不失为一个好的选择，技能节约成本，又能拥有专业的档案数字化成果，档案机构与外包公司共同促进我国档案事业的智能化、信息化、发展水平，实现档案管理的现代化。